Painan – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Pesisir Selatan menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang baik dalam menghadapi potensi sengketa Pemilu. Hal ini disampaikan dalam acara pembinaan pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan yang diselenggarakan pada Senin (22/7) di Kantor Bawaslu setempat.
Syafrizal, Kordinator Divisi Sumberdaya Manusia, Organisasi dan Diklat Bawaslu Kabupaten Pesisir Selatan, yang mewakili Ketua Bawaslu, menjelaskan bahwa arsip Pemilu memiliki peran krusial dalam pertanggungjawaban hukum. “Dalam perkara hasil Pemilu di MK arsip atau dokumen menjadi kunci penting sebagai bahan penyampaian keterangan dan alat bukti yang sah, apakah itu berupa hasil pengawasan, rekapitulasi suara, dan lain sebagainya,” ujarnya.
Lebih lanjut, Syafrizal menekankan konsekuensi hukum yang mungkin timbul jika arsip Pemilu tidak dikelola dengan baik. “Jika arsip Pemilu/pemilihan hilang bisa berdampak hukum,” tegasnya.
Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten Pesisir Selatan, Rinaldi, menambahkan bahwa kegiatan pembinaan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman seluruh staf Bawaslu mengenai pengelolaan arsip. “Semua staf harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan tentang pengelolaan arsip,” katanya. Pembinaan ini tidak hanya mencakup teori, tetapi juga praktik pengelolaan arsip.
Rinaldi juga menyoroti kendala yang dihadapi Bawaslu dalam pemeliharaan arsip, yaitu status kantor yang masih sewa. “Kami khawatir bila dokumen yang diperlukan rusak akibat sering berpindah-pindah,” ungkapnya, mengindikasikan potensi risiko kehilangan atau kerusakan arsip akibat perpindahan kantor yang sering terjadi.
Ricky Sivia, Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip, dalam pemaparannya menekankan pentingnya pemahaman staf mengenai jadwal retensi arsip dan mekanisme penghapusan arsip. Ia juga menyarankan pembuatan daftar berkas dan daftar isi berkas untuk memudahkan pengelolaan arsip inaktif. “Guna memudahkan pelacakan arsip pengelola harus memiliki daftar berkas dan daftar isi berkas,” jelasnya.
